01: ¿Por qué los Objetivos no sirven sin un Sistema?

Goals are good for planning your progress and systems are good for actually making progress - James Clear  

Esto me voló la cabeza la primera vez que lo leí. ¿Quién se atrevería a decir que los objetivos no sirven? Venimos de una cultura empresarial basada en KPIs, indicadores de medición que han sido creados para poder confirmar si estamos alcanzando los resultados esperados. Hasta ahí todo bien. Lo que no se mide no se puede controlar, cómo deben haber escuchado tantas veces. Sin embargo, trazar objetivos claros no es lo que va a hacer que estos sucedan. Es el sistema que está detrás de ellos, la forma en que trabajamos, la que nos permitirá avanzar en pro de ese objetivo.  

Pongamos un ejemplo. El más común de todos. “Las ventas del próximo año deben ser 10% mayores que las de este año”. Tenemos la meta (objetivo), el KPI (Ventas), y los incentivos definidos para los vendedores que lo alcancen. Todo claro. Ahora a esperar que suceda. Algunos vendedores llegarán a sus cuotas, otros no. ¿Acaso no tenían el mismo objetivo? Si el objetivo es lo que define el éxito, y todos tenían el mismo objetivo, ¿no debieron todos haberlo logrado?  

Si entramos al detalle de cada vendedor, cada uno tenía también objetivos tácticos:

  • X clientes contactados por semana

  • X cotizaciones realizadas por semana

  • XX,XXX soles vendidos por mes 

¿Por qué entonces no lo lograron todos si los objetivos eran los mismos? Esto es porque ese no es el factor que garantiza el éxito. Debemos ver lo que se hizo para alcanzar el objetivo, el mecanismo o la series de pasos que se realizaron día a día, semana a semana. Estos pasos, que hechos de manera correcta permitirán avanzar hacia alcanzar la meta. Es el sistema, o proceso, lo que nos ayudará a alcanzar el objetivo.

Una pequeña anécdota:

Mi esposa trabaja en ventas, y le va bastante bien en este campo. El otro día me soltó la siguiente joya: “Nunca llamó a nuevos clientes los lunes. Acaban de iniciar su semana. Como a cualquiera, es un día en que tenemos que ponernos al día y preparar todo para la semana. ¿Por qué invertirían su tan acotado tiempo ese día para escuchar a un completo desconocido? Claro que puedes hacerlo, pero las probabilidades de fracasar son mucho mayores.” 

Si yo quiero alcanzar mis resultados, necesito trabajar de una forma que funcione, y que funcione bien. Ella tiene su rutina y sus dinámicas, buenas prácticas que realiza y malas prácticas que evita. Y esto le permite ser mejor que el promedio. Si en mi empresa quiero que a todos les vaya bien, necesito asegurarme de que todos sepan que y como hacerlo. Y si no sucede, debo revisar el sistema y ver donde ajustarlo. 

Sistemas Personales:

Y ya que estamos en esto, entramos también a los sistemas de cada persona. Ya podríamos hablar de las rutinas o hábitos, que hacen que uno esté mejor o peor en un momento del día, y logre más o menos. Esa ya es una mirada a la productividad personal, la cuál ya tiene muchas ramas, pero que no debemos obviar, ya que es la que nos permitirá a nosotros realmente alcanzar al potencial que tenemos. 

Claramente todos queremos alcanzar nuestro potencial en los diversos campos de acción que tenemos, tanto profesional como personal, y si esta lógica es tan buena como suena...¿debería funcionar correcto? Bueno, decidí comprobarlo así que estructure "mi sistema" para volverme mejor. Acá una imagen del plan que idee, el cual trataré de cumplir siguiendo varias de las pautas que se tocan en el libro de Hábitos Atómicos. 

 

Mi Sistema:

SistemaJoan

 

Las Pautas:

  • Respetar los horarios: Cuando nuestro cuerpo sabe lo que tenemos que hacer, es más fácil romper la inercia para iniciar. Además, tener una hora específica nos quita la carga mental de tener que DECIDIR si lo hacemos o no. Este esfuerzo mental consume una cantidad de energía limitada que tiene nuestra mente y se conoce como el Agotamiento del Ego.
  • Conectar Hábitos: Cuando terminamos un hábito, si tenemos otro que este conectado directamente (suceda justo después), va a ser mucho más fácil de iniciar. No hay que nuevamente decidir que haremos, simplemente hacerlo, y aprovechar el 1er hábito del día como gatillador del resto. Por eso en mi cuadro están conectados por bloques.
  • Muy poco es mejor que nada: Para los casos en que no tenemos las ganas o tiempo para hacer una tarea, procuremos hacer lo mínimo posible del hábito para que nuestra mente se vaya acostumbrando. Por ejemplo, me gustaría entrenar 50 minutos, pero querer el 1er día hacer los 50 minutos podría ser posible, pero demandará demasiada energía mental y difícilmente sera sostenible. Es mejor empezar de menos a más. Pero lo interesante es ¿que tanto menos es lo correcto? ¿Cuánto es lo mínimo para que se considere como "hecho"? Acá James Clear nos dice lo siguiente: lo más ínfimo también sirve. Usando el ejemplo de entrenar... con solo  ponerse las zapatillas aunque no hagamos ni 1 minuto de estiramiento, es mejor que no hacer nada. Estamos haciéndolo. Y la idea es hacerlo al menos 1% mejor cada día (Ley de Ganancias Marginales).
  • Dormir: Lo suficiente para tu cuerpo y en el mismo horario. Esto es TAN IMPORTANTE que mi siguiente post será sobre esto. Pero en resumen, si no duermes, no te levantas temprano, y no puedes cumplir con lo que quieres (si es que empieza muy temprano). Así mismo, estar cansado impacta de varias maneras en que tan productivo uno es. También , sentir que tenemos tiempo disponible ilimitado nos pone en una posición improductiva y de microprocastinación.

 

Volviendo a los sistemas…la pregunta qué tenemos que hacernos no es qué queremos lograr, si no cómo vamos a lograrlo. El objetivo nos marcará la dirección, pero el sistema es lo que hará que suceda. Si tenemos un sistema que funciona de manera correcta, los objetivos se alcanzarán en consecuencia. Mencionando un ejemplo del libro Hábitos Atómicos, de James Clear, el objetivo de un partido de fútbol es obtener más goles que el oponente. Pero si nos quedamos mirando el marcador, esto no va a suceder por sí mismo. Donde debemos enfocarnos en el sistema detrás, como es el entrenamiento que se le da al equipo, como se estudian a los oponentes para armar las estrategias correctas, cómo se da el reclutamiento de nuevos jugadores.

We think we need to change our results, but the results are not the problem. What we really need to change are the systems that cause those results. - James Clear

Por mi lado, estoy empezando un viaje de productividad personal, donde busco generar en mí mismo un sistema que me garantice obtener los resultados que quiero alcanzar. Próximamente lo compartiré y mostraré que tal me fue. ¡Todo debe ser comprobado!

Resumen:

  • Debemos enfocarnos en los sistemas, no en los objetivos. Los objetivos se alcanzarán como consecuencia de un sistema que funcione adecuadamente.